Bij de zoektocht naar een backoffice zie je dat veel bureaus gebruik maken van de term ‘all-in factor’. Deze term kan echter misleidend zijn. Als intermediair wil je niet onnodig teveel te betalen. Je wilt een lage factor, maar geen onverwachte kosten achteraf of een service die te wensen overlaat. Is die lage ‘all-in factor’ dan een goede keuze? Wat houdt de ‘all-in’ factor in en waar moet je op letten?
Om te weten wat er verstaan wordt onder de ‘all-in’ factor is het belangrijk dat je onderzoek doet en de juiste vragen stelt. Niet iedere backoffice verstaat namelijk hetzelfde onder de ‘all-in’ factor. Aan de hand van een drietal onderwerpen, die wij hieronder gaan bespreken, kun je al meer duidelijkheid krijgen over de voorwaarden van de term ‘all-in’ factor en over de daadwerkelijke situatie.
Het totale inkooptarief
Om te weten wat het totale inkooptarief is, is het niet verstandig om alleen te kijken naar de factor. Een backoffice kan namelijk een lage ‘all-in’ factor aanbieden, maar vervolgens bepaalde kosten eruit halen die later alsnog worden door gefactureerd naar de intermediair. Weet jij over welke verborgen kosten het dan gaat?
Pensioen
Bij backoffice partijen die naar buiten komen met een scherpe ‘all-in’ factor, is het belangrijk om na te gaan of deze factor geldt onder alle voorwaarden. Sommige partijen hanteren namelijk een lage ‘all-in’ factor, maar deze blijkt dan flink verhoogd te worden nadat een uitzendkracht pensioen op gaat bouwen. Omdat de wachttijd verkort wordt van 26 naar 8 weken is het nu al helemaal belangrijk om hier van tevoren duidelijkheid over te scheppen.
Reserveringen
Het kan voorkomen dat de kosten voor reserveringen gedeeltelijk uit de ‘all-in’ factor worden gelaten. Deze worden dan later alsnog door gefactureerd aan de intermediair. Die lage ‘all-in’ factor blijkt dan helemaal niet zo goedkoop te zijn als in eerste instantie voorgeschoteld wordt. Vraag dan ook altijd goed uit of alle reserveringen zijn opgenomen in de ‘all-in’ factor om verassingen achteraf te voorkomen.
De aansprakelijkheid
Iets wat vaak niet direct wordt gecommuniceerd en je ook niet meteen uit de factor kan opmaken, is de mate van aansprakelijkheid van jou als intermediair. Het verleggen van aansprakelijkheid kan uiteindelijk veel geld gaan kosten, dus vergeet deze kleine lettertjes niet bespreekbaar te maken.
Controles
Bij veel backoffice partijen worden intermediairs vaak zelf verantwoordelijk gemaakt voor het juist aanleveren van informatie en documenten, waaronder het correct inschalen van uitzendkrachten. Eventuele schade, correcties en mogelijke boetes worden dan verrekend met de marge van de intermediair of worden later door gefactureerd.
Backoffice partijen worden gecontroleerd door instanties en deze kunnen soms bij een audit een boete opleggen of soms zelfs jaren later nog aankloppen met een naheffing. Dit kan flink oplopen in de kosten en als in dat geval de intermediair heeft getekend voor aansprakelijkheid, zal de intermediair medeverantwoordelijk worden gesteld voor deze kosten.
Ziekte
Ben jij als intermediair volledig ingedekt op het ziekterisico? Of zijn er mogelijke ziektekosten die alsnog worden gefactureerd aan jou als intermediair?
Soms lijkt het alsof in de ‘all-in’ factor ziekte volledig is afgedekt, maar blijkt dit toch niet te gelden voor alle contractvormen of worden er voorwaarden gesteld aan de ziektedekking. Vraag daarom altijd goed uit wat is afgedekt en onder welke voorwaarden, zodat die torenhoge facturen achterwege blijven.
Verzekering debiteuren
Een backoffice partij verzekert de debiteuren om gedekt te zijn als klanten niet betalen of failliet gaan. Deze dekking is echter vaak voor slechts 90%, waardoor er nog een resterende schuld overblijft. Wie is er dan aansprakelijk voor deze 10%? Daarnaast kan het ook voorkomen dat de backoffice alle schade boven het verzekerde bedrag verlegd naar de intermediair. Is de ‘all-in’ factor dan ook echt all-in of kun jij nog extra kosten verwachten.
Verborgen kosten
Buiten bovengenoemde kunnen er nog meer verborgen kosten zijn die tijdens een gesprek niet benoemd worden, maar toch buiten de ‘all-in’ factor vallen. Hieronder benoemen we nog een aantal mogelijke verborgen kosten waar je als intermediair extra vraag naar kan doen.
- Vallen alle kredietchecks binnen de ‘all-in’ factor? Sommige partijen sluiten ieder kwartaal of jaar af door het evalueren van de hoeveelheid kredietchecks. Deze gemaakte kosten kunnen bij de intermediair in rekening gebracht worden.
- Vallen alle kosten van het gebruik van de software in de ‘all-in’ factor? Backoffice partijen maken gebruik van software waar ook jij als intermediair gebruik van gaat maken. Soms worden hier nog extra kosten voor in rekening gebracht bij jou als intermediair.
- Vallen alle juridische / administratieve kosten binnen de ‘all-in’ factor? Sommige backoffice partijen berekenen deze gemaakte kosten later nog door aan de intermediair. Dit kunnen bijvoorbeeld kosten zijn die ontstaan zijn tijdens een incassotraject.
- Kunnen er nog boetes opgelegd worden? In de samenwerkingsovereenkomst kan een backoffice een opzegtermijn hanteren. Als deze niet wordt gehanteerd en uitzendkrachten eerder worden ondergebracht bij een andere partij dan kunnen hiervoor boetes worden opgelegd die hoog kunnen oplopen. Daarnaast kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht voor de overdracht naar een andere partij.
Wat kunnen we hieruit opmaken?
Goedkoop is vaak duurkoop. Ga je voor de laagste ‘all-in’ factor dan is er een grote kans dat je als intermediair achteraf wordt geconfronteerd met hoge kosten. Doe daarom van tevoren gedegen onderzoek en laat je goed informeren tijdens een gesprek. Laat je niet misleiden! Want is die ‘all-in’ factor wel echt all-in.