Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren. Deze controle vindt altijd plaats voordat de werknemer in dienst treedt. Maar hoe zit dat wanneer je uitzendkrachten inhuurt en onderdeel bent van de keten? Heb je dan ook een identificatieplicht en waar moet je opletten bij het controleren van een identiteitsbewijs?
De inspectie SZW heeft dit najaar geconstateerd dat er niet Europeanen door uitzendbureaus en inleners te werk werden gesteld met een vervalst Europees Identiteitsdocument. Het gaat naar schatting over zo’n tweehonderdvijftig arbeidsmigranten. Voor hen was een tewerkstellingsvergunning nodig waarin staat dat hij of zij in Nederland mag werken. De werkgever had deze vergunning aan moeten vragen en de inlener deze moeten controleren.
Hieruit blijkt dat er geen goede controle is uitgevoerd, want zowel het uitzendbureau als de inlener, beiden onderdeel van de keten, heeft een identificatieplicht.
De identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen
De identificatieplicht die je hebt als werkgever, bestaat uit drie onderdelen; namelijk de verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.
- Verificatieplicht; je moet het identiteitsbewijs van werknemers voor indiensttreding controleren op echtheidskenmerken en geldigheid. Dit kan gaan om een paspoort, een identiteitskaart of een vreemdelingendocument. Er zijn verschillende bedrijven die een oplossing bieden om snel en eenvoudig de identiteit van iemand vast te stellen. Maak je hier geen gebruik van? Dan bestaat er ook een praktische tool waarmee je kunt checken hoe een identiteitsbewijs er per land uit behoort te zien. Hiermee ben je altijd alert op vervalsing van documenten. https://www.consilium.europa.eu/prado/NL/search-by-document-country.html.
- Bewaarplicht; je moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs waarbij het documentnummer, de pasfoto en burgerservicenummer (BSN) goed leesbaar zijn. Deze kopie moet tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan bewaart blijven voor eventuele controles, zoals door de inspectie SZW.
- Zorgplicht; je moet werknemers bij controle in de gelegenheid stellen om zich te identificeren. Een werknemer moet dus ook tijdens het werk altijd een geldig identiteitsbewijs bij hebben, hier moet je een werknemer ook altijd op wijzen.
Identificatieplicht voor inleners
Maar wat nou als je een uitzendkracht inhuurt? Gelden dan ook bovenstaande plichten?
Ook als inlener heb je een verificatieplicht. Je moet dan ook altijd het originele identiteitsbewijs controleren voor de uitzendkracht bij je aan de slag gaat. Je mag echter geen kopie van het identiteitsbewijs bewaren, dit mag namelijk alleen de werkgever van de uitzendkracht. Hier geldt echter wel een uitzondering voor. Als de ingehuurde uitzendkracht een nationaliteit heeft van één van de landen van buiten de EER, dan moet je ook als inlener een kopie bewaren voor de duur van 5 jaar. Ook deze moet tijdens eventuele controles getoond kunnen worden.
Tenslotte geldt de zorgplicht niet alleen voor de mensen die rechtstreeks in dienst zijn bij je, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Boetes
Uit bovenstaande casus blijkt dat zowel werkgever als inlener niet voldaan heeft aan de identificatieplicht. De echtheid van de identiteitsdocumenten zijn niet goed gecontroleerd en de arbeidsmigranten van buiten de EU hadden nooit te werk gesteld mogen worden. Kan dit gevolgen hebben? Zeker! Arbeidsmigranten van buiten de EU zonder vergunning laten werken als EU-ingezetenen is een overtreding van de Wet arbeid Vreemdelingen. Dit kan leiden tot boetes vanaf 8000 euro per werknemer en dus oplopen tot een flink bedrag. Met dit in je achterhoofd toch maar eens extra controleren de volgende keer?